Geschäftsreisen richtig planen und absetzen: Ein Leitfaden für Mitarbeiter und Selbständige

Geschäftsreisen sind für viele Mitarbeiter und Selbständige ein unverzichtbarer Bestandteil ihrer beruflichen Tätigkeit. Ob Meetings, Konferenzen oder Kundengespräche – unterwegs zu sein, gehört zum Arbeitsalltag. Doch wie sieht es mit den Kosten aus und welche davon sind steuerlich absetzbar? In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick und nützliche Tipps.

Geschäftsreisen bieten die Möglichkeit, persönliche Kontakte zu pflegen, neue Geschäftsmöglichkeiten zu erkunden und das Netzwerk zu erweitern. Allerdings sind sie auch mit Kosten verbunden, die im Idealfall steuerlich geltend gemacht werden können.

1. Reisekosten: Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und auch Taxi- oder Mietwagenkosten. Diese Ausgaben können in der Regel steuerlich berücksichtigt werden.
2. Unterkunft: Die Kosten für die Übernachtung in einem Hotel oder einer anderen Unterkunft sind absetzbar. Hierbei ist wichtig zu beachten, dass nur angemessene Kosten anerkannt werden.
3. Verpflegungsmehraufwendungen: Je nach Dauer und Ort der Geschäftsreise können Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Hier gelten gesetzlich festgelegte Sätze, die mit dem Wachstumschancengesetz ab 2024 geplant erneut angehoben werden sollen. Zum heutigen Stand ist dieses Gesetz jedoch noch nicht rechtskräftig.
4. Fachliteratur und Kommunikationsmittel: Ausgaben für Fachliteratur oder die Nutzung von Kommunikationsmitteln während der Reise können als Betriebsausgaben abgezogen werden.
5. Tagungskosten: Teilnahmegebühren für Seminare, Konferenzen oder Schulungen sind ebenfalls absetzbar.
   
   

1. Belege sammeln: Um die Kosten steuerlich geltend machen zu können, ist es entscheidend, alle relevanten Belege aufzubewahren. Dazu gehören Quittungen für Übernachtungen, Rechnungen für Fahrten und alle anderen Ausgaben.
2. Private und geschäftliche Nutzung trennen: Es ist wichtig, die geschäftlichen Kosten klar von privaten Ausgaben zu trennen. Dies betrifft vor allem die Nutzung von Verkehrsmitteln und die Auswahl der Unterkunft.
3. Steuerliche Regelungen beachten: Die steuerlichen Regelungen für Geschäftsreisen können sich ändern, deshalb ist es ratsam, sich regelmäßig über aktuelle Gesetze und Vorschriften zu informieren oder einen Steuerberater zu konsultieren.
   
   

Insgesamt bieten Geschäftsreisen die Möglichkeit, nicht nur berufliche Kontakte zu intensivieren, sondern auch steuerliche Vorteile zu nutzen. Die genaue Abwicklung hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, und es ist ratsam, professionelle steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen. So lassen sich sowohl geschäftliche als auch steuerliche Ziele optimal vereinen.